SessionNet | Einführung der papierlosen Stadtratsarbeit

Konzept zur Einführung der papierlosen Ratsarbeit in der Stadt Burg („e-Stadtrat”)

Aufgabenstellung

Der Stadtrat der Stadt Burg beschließt die Einführung der papierlosen Ratsarbeit. Diese soll möglichst zum 1. Mai 2015 starten.

Dieser Beschluss umfasst nur die Ratsarbeit in den Gremien Stadtrat und Ausschüsse. Die Einführung der „papierlosen Ratsarbeit" für die Sitzungen der Ortschaftsräte ist momentan nicht beabsichtigt.

Folgende Grundsätze sollen bei der Einführung gelten:

Einhaltung und Gewährleistung eines größtmöglichen Datenschutzes
deutliche Verringerung der bisher aufgewendeten Ausgaben und des Personaleinsatzes
einfache Bedienung für „Jedermann"
Erfüllung des Qualitätsanspruchs der Stadtverwaltung und des Gremienmitglieds
einfache Umsetzung/intuitive Bedienung
homogenes System
Nachhaltigkeit/Umweltschutz Entsorgung geringer Verwaltungsaufwand Papieraufkommen, Energie, Verbrauchsmaterial
keine zusätzliche Einstellung von Personal

IST-Zustand in der Stadtverwaltung Burg

Die interne Arbeit im Sitzungsdienst erfolgt bereits jetzt mit der Software Session Sitzungsmanagement. Die entsprechenden Dokumente werden intern erstellt, abgestimmt und „freigegeben". Die Vor- und Nachbereitungen der Sitzungen (Erstellung der Tagesordnung und Niederschrift) erfolgen ebenfalls mit diesem System. Hiernach werden alle Dokumente ausgedruckt und an die Gremiumsmitglieder in Papierform per Post versandt.

Seit September 2014 gibt es das zusätzliche Angebot SessionNet Gremieninfo, mit dem die Gremiumsmitglieder online in der Datenbank recherchieren können. Über dieses Modul „SessionNet Gremieninfo" können die Stadträte nun unter Verwendung von Benutzernamen und Passwörter auf den entsprechenden Server mit allen Beschlussvorlagen, Anlagen und Niederschriften zugreifen.

In der Stadt Burg werden jährlich etwa 80 Sitzungen des Stadtrates, seiner Ausschüsse sowie der Ortschaftsräte vorbereitet (ohne Fraktions- und Sondersitzungen). Dies bedeutet ca. 250.000 Druck/Kopierseiten pro Jahr (ohne Pläne und großformatige Informationen). Davon können etwa 240.000 Seiten dem Stadtrat zugeordnet werden.

Ist-Stand 2013

Jährliche Kosten (bezogen auf 50 Sitzungen des Stadtrates und Ausschüsse pro Jahr

in EURO

Druck (240.000*0,05 Cent) 12.000

Papierkosten 1.000

Portokosten 2.500

Personalkosten Druck, Versand, Bote) 6.000 (8 Std. x 15,00 € x 50 Sitzungen)

Summe 21.500

+ 20 % 4.300

Gesamt nach Erhöhung (gerundet) 25.800

Die Summe wird um 20% erhöht, da hierbei allgemeine Umlagekosten (Beschaffung, Verwaltung, Betreuung von Verträgen usw.) nicht berücksichtigt wurden. Ebenso wurden „versteckte" Kosten (berichtigte Vorlagen, Ausfahren von Unterlagen, Reparaturen der Technik, Rückbriefe, Nachsendungen usw.) nicht berücksichtigt.

Zielsetzung

Im Jahr 2015 soll mit der Zusatzsoftware „Mandatos“ ein weiteres Modul der Software SessionNet für die digitale Gremienarbeit eingeführt werden. Dieses Modul gewährleistet eine digitale Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen auf mobilen Endgeräten. Durch Mandatos haben die Gremiumsmitglieder eine schnelle, einfache und komfortable Arbeitsmöglichkeit. Es ist eine Volltextrecherche über alle Dokumente möglich. Die Sitzungsunterlagen stehen auch „offline" zur Verfügung. An allen Dokumenten können persönliche Markierungen und Kommentierungen vorgenommen werden. Durch einen automatischen Datenabgleich werden die Daten auf dem aktuellen Stand gehalten. Die Datensicherheit wird durch moderne Verschlüsselungsmechanismen erhöht. Mit dieser Technologie kann auf den Papierversand der Sitzungsunterlagen verzichtet werden.

Beschreibung und Leistungsumfang der Software Mandatos

Mandatos ist eine Anwendung, die speziell für Mitglieder von Gremien und Entscheider entwickelt wurde.

Hier Auszug aus der Produktbeschreibung des Unternehmens:

Mit der Mandatos App wurde erstmalig eine iPad-Anwendung konsequent für die Bedürfnisse von Gremienmitgliedern, Entscheidern und Meinungsführern entwickelt. Sie profitieren von der optimal aufeinander abgestimmten Lösung aus Hardware, Software und Service. Sitzungsunterlagen, Notizen, Termine und Kontakte in einem flachen und leichten Design. Die Mandatos App von Somacos und ein Tablett steigern Ihre Produktivität.

Sitzungsunterlagen

Auf dem iPad können Sie alle Sitzungsunterlagen lesen und bearbeiten. Ihre PDFs mit Anmerkungen werden sicher und geschützt und unter Ihrer Kontrolle aufbewahrt.

Papierstapel ade

Das iPad begleitet Ihre Gremienmitglieder praktisch überall hin und ist mit seinem großen Display und der langen Batterielaufzeit auch für einen Sitzungsmarathon perfekt geeignet. Mit der leistungsstarken Mandatos App verändert und ersetzt es papierbasierte Arbeitsabläufe. Die Sicherung und Verwaltung von Sitzungsinformationen ist durch die Multi-TouchOberfläche nur noch ein Fingertipp entfernt.

Immer auf dem neuesten Stand

Umständlich Unterlagen zusammenzustellen, downzuloaden, zu entpacken und abzulegen gehört schon lange der Vergangenheit an! Die Mandatos App synchronisiert automatisch und sitzungsbezogen Dokumente, ob Vorlagen, Tagesordnungen, Einladungen oder andere Sitzungsdokumente auf Ihren Arbeitsplatz.

Ihr Gremienbüro ist jetzt überall

Wenn Sie nicht in Ihrem Büro sitzen, sorgt das iPad dafür, dass Sie trotzdem alle Sitzungsunterlagen bei sich haben und in Verbindung bleiben. Mit der Offline Funktionalität der Mandatos App können Sie auch ohne Internetverbindung recherchieren und sich auf Ihre Sitzungen vorbereiten.

Komplette Recherche

Mit der integrierten Mandatos Recherche werden Ihre geschützten Dokumente zuverlässig gefunden. Die Apple Spotlight Suche findet darüber hinaus noch Termine und Kontakte.

Mehr unter : http://www.somacos.de/de/sitzungsdienst/politikerarbeitsplatzimandatos-app.html

Folgende Punkte sind hierbei zu betrachten:

1. Mandatos-Varianten, Funktionsumfang und mögliche Endgeräte

2. Ausstattung mit Endgeräten

3. Private Endgeräte

4. Doppelfunktion

5. Private Nutzung

6. Zubehör

7. WLAN-Ausstattung der Sitzungsräume

8. Mobilfunk-Datenvertrag

9. WLAN@home

10. Ausrüstung der Sitzungsräume

11. Zugangsbeschränkung

12. Wer wird ausgestattet?

13. Nutzungsvereinbarung

14. Support

15. Mobile-Device-Management

16. Begründung

17. Personalausstattung

18. Datenschutz

19. Kosten

Mandatos-Varianten und potentielle Endgeräte

Zur Zeit gängige mobile Endgeräte, mit denen Mandatos einsetzbar ist:

- Endgeräte mit Windows-Betriebssystem

- Endgeräte mit iOS-Betriebssystem oder Android Systeme

Windows-Laptop

Vorteile:

Ein Laptop entspricht einem vollwertigem Arbeitsplatz

Für einige Nutzer ist Microsoft Windows eine vertraute und gewohnte Umgebung

Nachteile:

Aufwändige Vorkonfiguration, Zusatzsoftware erforderlich (Virenschutz, Firewall, Microsoft Office), Aufwändige laufende Administration, Zubehör erforderlich, u.a. Notebooktasche

Maus

Windows- Tablet

Vorteile:

Höhere Akkulaufzeit

Für einige Nutzer ist Microsoft Windows eine vertraute und gewohnte Umgebung

Nachteile:

„Berührungsängste" bei unerfahrenen Nutzern, da schwierig zu bedienen

Aufwändige Vorkonfiguration

Zusatzsoftware erforderlich (Virenschutz, Firewall, Microsoft Office)

Aufwändige laufende Administration

Fest verbauter Akku, kein Wechsel ohne Technikereinsatz möglich

Zubehör erforderlich

Apple iPad

Vorteile:

Einfache und intuitive Benutzbarkeit

Updates der Mandatos-App erfolgen automatisch über den Apple App-Store, keine Zusatzsoftware erforderlich, Verschlüsselung aller Dokumente durch Mandatos-App

Keine Übertragung von Dokumenten in Apple iCloud, Hohes Maß an Sicherheit (geschlossenes Betriebssystem, praktisch keine Schadsoftware bekannt)

Hohe Akkulaufzeit (ca. 10 Stunden)

Nachteile:

Fest verbauter Akku, kein Wechsel ohne Technikereinsatz möglich

Im Vergleich zum Laptop kleinerer Bildschirm, nur virtuelle Tastatur

Android Tabletts:

Siehe iPad, aber:

Unterschiedliche und damit unübersichtliche Betriebssystem-Versionen

Unterschiedliche Endgeräte, Schwierige Administration, Vielzahl an Schadsoftware

Ausstattung mit Endgeräten

Wegen der Vorteile beim iPad in Verknüpfung mit der Mandatos-App sollte die Ausstattung der Gremiumsmitglieder mit diesen Endgeräten erfolgen.

Eine Mischlösung unterschiedlichster Endgeräte wird nicht empfohlen. Die Nutzung vorhandener „privater" iPads ist nicht vorgesehen. Dies geschieht mit Blick auf Datenschutz und der besseren Administration durch die Stadtverwaltung. Alle Nutzer sollen mit einer eigenen persönlichen E-Mail-Adresse ausgestattet werden, wodurch die schnelle Kommunikation mit der Verwaltung gewährleistet wird. Mit der Einführung von iPads sind auch weitere positive Effekte verbunden (z.B. Visualisierung von Meldungen über Schäden mittels der Foto- und Videofunktion). Bei dem iPad ist es weiterhin möglich, dass Stadträte/Ortsbürgermeister Schäden/Vorfälle sofort visuell an die Verwaltung weiterleiten können.

Die private Nutzung des von der Stadt im Rahmen des Mandates zur Verfügung gestellten Gerätes wird nicht zugelassen. Im Falle einer Privatnutzung müsste auch der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung versteuert werden. Dies ist grundsätzlich zwar vorstellbar, bedeutet jedoch einen erhöhten Verwaltungsaufwand.

Das Gremiumsmitglied akzeptiert die notwendigen technischen Sicherheitseinschränkungen, die von der Stadt im laufenden Betrieb vorgenommen werden. Der auf das Gerät bezogene iTunes-Account wird von der Stadt daher ohne andere Bezahlfunktion eingerichtet.

Außer dem im Lieferumfang enthaltenem Zubehör und einem Apple Smartcover in Polyurethan wird kein weiteres Zubehör zur Verfügung gestellt. Es ist dem Gremiumsmitglied allerdings unbenommen, weiteres Zubehör selbst zu erwerben und mit dem von der Stadt gestelltem Gerät zu nutzen, solange es sich dabei um originales Apple-Zubehör handelt.

WLAN-Ausstattung der Sitzungsräume

In den Sitzungssälen der Stadtverwaltung ist ein stadteigenes WLAN verfügbar, über den ein Zugriff auf die aktuellen Daten im Ratsinformationssystem möglich ist. Die Daten werden nach dem Verbindungsaufbau im Mandatos-App automatisch aktualisiert und stehen damit auch „offline" zur Verfügung.

Mobilfunk-Datenvertrag

Sofern die Sitzungen des Stadtrates und seiner Gremien in den Sitzungssälen der Stadtverwaltung stattfinden, ist die Online-Verbindung zu dem Ratsinformationssystem gewährleistet und zunächst einmal kein mobiler Internetzugang für das iPad erforderlich.

Jedes Gremiumsmitglied wird jedoch mit einer „kleinen" Datenflatrate (1 GB) ausgestattet. Die Anbindung per Mobilfunk an das Internet bietet zudem den Vorteil, dass die aktuellen Sitzungsunterlagen auch an anderen Orten für die persönliche Vorbereitung der Gremiumsmitglieder oder in Fraktionssitzungen zur Verfügung stehen.

WLAN@home

Die Stadt Burg ist nicht damit einverstanden, dass Gremiumsmitglieder auch ein ggf. vorhandenes öffentliches oder privates WLAN für den Internetzugang nutzen.

Ausrüstung der Sitzungsräume mit elektrischen Anschlüssen

Da an sämtlichen Sitzungsorten nicht von einer ausreichenden Versorgung mit Stromanschlüssen auszugehen ist, das iPad aber über eine ausreichend lange Akku-Laufzeit verfügt, wird davon ausgegangen, dass die Gremiumsmitglieder mit einem aufgeladenen Gerät zur Sitzung erscheinen. Es erfolgt keine zusätzliche elektrische Verkabelung oder Ausrüstung in den Sitzungsräumen. Für den Notfall werden einige „Power-Packs" beschafft, die während der Sitzung angeschlossen werden können und eine weitere Arbeit ermöglichen.

Zugangsbeschränkung

Das Gremiumsmitglied hat das iPad mit einem Kennwort zu sichern, das nicht mit dem Kennwort für die Mandatos-App übereinstimmen darf. Die Kennwortstärke wird von der Stadt vorgegeben. Die Kennwörter und das Gerät dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind zu beachten.

Wer wird ausgestattet?

Es werden alle Stadträte, die sich schriftlich bereit erklärt haben auf Sitzungsunterlagen in Papierform zu verzichten, entsprechend diesem Konzept mit einem iPad ausgestattet. Zudem werden der Bürgermeister, die FB-Leiter, die Ortsbürgermeister und der Sitzungsdienst ausgestattet. Für den Sitzungsdienst werden zwei Geräte beschafft, die in den Sitzungen von der jeweils zuständigen Mitarbeiterin genutzt werden.

Nutzungsvereinbarung

Die Überlassung der Geräte erfolgt nach Abschluss einer Nutzungsvereinbarung.

Support

Die Stadträte werden von der Stadtverwaltung bei der Benutzung der Geräte unterstützt. Die Unterstützung erfolgt zu den regulären Dienstzeiten.

Mobile-Device-Management

Um die iPads vor der Auslieferung einheitlich einrichten zu können und die Konfiguration der Geräte gerade in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz einfacher zu handhaben, benötigt die Stadtverwaltung eine sogenannte „Mobile-Device-Management-Lösung". Es handelt sich dabei um eine Software, die es erlaubt, die Benutzerinnen und Benutzer auch von Ferne bei Problemen und Fragen zu unterstützen, aktuelle Sicherheitsupdates in einem Zuge auf alle Geräte zu verteilen und die Geräte bei Verlust oder Diebstahl von Ferne zu löschen oder unbrauchbar zu machen.

Personalausstattung

Für die Einrichtung der Geräte, den laufenden Support und die Unterhaltung der zur Verfügung gestellten Geräte und Mobilfunkverträge ist eine Aufstockung der Personalausstattung aus heutiger Sicht nicht erforderlich.

Datenschutz

Die Ortungsfunktion der iPads wird nur nach vorheriger Information der Gremienmitglieder und nur zum Zwecke der Wiederbeschaffung verloren gegangener oder gestohlener Geräte aktiviert. Es werden keine Bewegungsprofile der Nutzer erstellt.

Wirtschaftlichkeitsberechnung (wenn Einführung wie vorstehend beschrieben):

Kostenberechnung:

47 iPads (Nutzungsdauer: 4 Jahre, Preis pro Gerät: ca. 500 EUR)

47 Mobilfunkverträge (Laufzeit 4 Jahre)

36 Stadträte + Bürgermeister,

2 Ortsbürgermeister,

3 Fachbereichsleiter,

3 Ratsverwaltung,

2 Reserve)

a) Hardware (Leasing über eine Laufzeit von 4 Jahren)

	Anzahl	Leasingrate pro Monat in EUR	Leasingrate pro Jahr in EUR	Leasingraten für die Gesamtlaufzeit in EUR
iPads	47	ca. 580	ca. 6.960	ca. 27.840

b) Mobilfunkverträge (Laufzeit von 4 Jahren)

	Anzahl	Einzelkosten pro Vertrag pro Monat in EUR	Kosten pro Jahr in EUR	Kosten für die Gesamtlaufzeit in EUR
Mobilfunkverträge mit Datenflat	47	10	5.640	22.560

c) Software und Dienstleistungen

	Anzahl	Kosten einmalig in EUR	Kosten pro Jahr in EUR	Kosten für die Gesamtlaufzeit in EUR
Miete Software Session/Mandatos Serverlizenz inkl. Windows Client App, Mandatos iPad App und Vollservice (Monatsrate: ca. 250 EUR)	1	-	ca. 3.000	ca. 12.000
Schulung Software Mandatos für Stadträte		ca. 2.000	ca. 500 ¹⁾
Installation Mandatos iPad App		ca. 1.000	ca. 250 ¹⁾
Mobile Device Management Software (MDM-Software)	1	ca. 8.000	ca. 2000 ¹⁾
Wartung für Mobile Device Management Software		-	ca. 1.000	ca. 4.000
Einrichtung MDM-Software		ca. 2.500	ca. 625 ¹⁾
Exchange Standard Client Access Lizenzen (CAL) (57,84 EUR pro Nutzer)	38 Nutzer	ca. 2.200	ca. 550 ¹⁾
			7.925

Summe (a-c) 20.525

¹⁾ Aufteilung Einmalkosten für Software und Dienstleistungen auf 4 Jahre Laufzeit

Achtung, o.g. Summen sind nach bestem Wissen geschätzte Planzahlen. Aus der durchzuführenden Ausschreibung können sich abweichende Ergebnisse ergeben.

Zusammenfassung

Insgesamt kann man von jährlichen Kosten in Höhe von ca. 20.500 EUR ausgehen. Dieser Betrag wird um 20 % erhöht, da für die Administration, Beschaffung, Inventarisierung, Reparaturen und Pflege, Personaleinsatz erforderlich sein wird. Somit ist von jährlichen Kosten in Höhe von ca. 24.000 EUR auszugehen.

Es ergibt sich eine geringfügige jährliche Einsparung zu den bisherigen Verwaltungskosten (25.800 EUR) in Höhe von ca. 1.800 EUR. Mittelfristig könnte es durch diesen Einsatz elektronischer Hilfsmittel in der Ratsarbeit zur Freisetzung von personellen Kapazitäten kommen, die dann anderweitig nutzbar sind.

Grundvoraussetzung für das effektive Arbeiten mit diesem Ratsinformationssystem ist jedoch, dass alle Stadträte daran teilnehmen. Mögliche anfängliche Lernprozesse im Umgang mit der neuen Arbeitsweise sollten nicht zu einer grundsätzlichen Ablehnung führen. Eine Teilung zwischen der Anwendung von Tabletts und der weiteren Bereitstellung von „Papierbeschlussvorlagen“ führt zu einer Unübersichtlichkeit und Mehrbelastung in der täglichen Arbeit.

Zeitplan

Die Einführung soll zum 1. Mai 2015 erfolgen. Im April 2015 könnten entsprechende Schulungen angeboten und die Gremiumsmitglieder mit den Geräten ausgestattet werden.

Der Stadtrat der Stadt Burg beschließt die Einführung der papierlosen Ratsarbeit zum

1. Mai 2015.

Die Verwaltung wird beauftragt die hierfür notwendigen Voraussetzungen zu schaffen.

Finanzielle Auswirkungen ?

x

ja

nein

1	Gesamtkosten der Maßnahmen (Beschaffungs- Herstellkosten)	2	davon Zuschüsse:	3	jährliche Folgekosten/-lasten
	24.000 EUR		Land: EUR		EUR
			Sonstige: EUR

Veranschlagung im

Teilhaushalt Nr. 1

HH-Jahr:

EUR

Produktsachkonto

Folgejahr:

EUR

Verfahrensweise gegenüber der Kommunalaufsicht

Genehmigung

x nicht erforderlich