SessionNet | Ausrichtung Rolandfest 2026 und Folgejahre

Vorgeschichte:

Mit den Beschlüssen 188/2019 sowie 207/2021 ist der Stadtrat dem Vorschlag der Verwaltung zur Neukonzeption der Veranstaltung „Rolandfest“ sowie Ausschreibung der Veranstaltungsorganisation- und Durchführung an externe Dienstleister (Agentur) gefolgt.

Für die Jahre 2023, 2025, 2027 wurde ein externer Dienstleister beauftragt. Nach stattgefundenem Rolandfest 2023 beauftragte der Stadtrat die Verwaltung zur Prüfung, ob der Vertrag gekündigt wer-den kann. Dies wurde durch die Verwaltung vollzogen (siehe dazu Anlage 01 - Sprechzettel Stadtrat 14.09.2023).

Im Jahr 2025 wäre turnusmäßig die Ausrichtung des Rolandfestes festgesetzt. Der Bürgermeister in-formierte über den Sachstand und, dass eine Ausrichtung im Jahr 2025 nicht möglich ist (siehe dazu Anlage 02 – Sprechzettel Stadtrat 05.03.2025).

Rolandfest 2026:

Mitglieder der AG Haushalt (Termin 10.03.2025) sprachen sich zuletzt für den Vorschlag der Verwaltung aus. Dieser besagt in Anbetracht der derzeitigen personellen (unbesetzte Personalstelle Sachgebietsleitung Kultur) sowie finanziellen Situation (kein verfügbarer Haushalt 2025, keine Finanzierung über Spenden/Sponsoring in benötigter Höhe) dafür aus das Rolandfest ab 2026 im beschlossenen Zweijahresturnus fortzuführen (2026, 2028 + Stadtjubiläum, 2030 fortlaufend). Entsprechend wurde dieser Vorschlag im Konsolidierungskonzept der Stadt Burg aufgenommen.

Um das Burger Stadtfest „Rolandfest“ im Jahr 2026 stattfinden zu lassen ist eine Vorbereitungszeit von mindestens einem Jahr nötig. Bereits im März 2025 begann die Verwaltung mit der Eruierung erster Kosten sowie Wertung veränderter Bedingungen an ein Stadtfest dieser Größe (z.B. Sicherheitskonzept). Ziel ist die Ausrichtung eines erfolgreichen und rechtssicheren Rolandfestes.

Hierfür benötigt die Verwaltung, ergänzend zum gültigen Beschluss (207/2021) des Konzeptes Rolandfest, die Zustimmung zu folgenden Änderungen:

1. Ausrichtung des Rolandfestes im Jahr 2026 und Folgejahre durch die Verwaltung.

Begründung:

Die verfassungsrechtlich garantierte Selbstverwaltung (Art. 28 Abs. 2 GG, Art. 87 Abs. 1 Verf. LSA) umfasst ausdrücklich die Wahrnehmung kultureller Aufgaben. Dazu zählt u.a. auch die Ausrichtung des Rolandfestes als etabliertes Stadtfest der Stadt Burg. Regionalität und Qualität sind dabei entscheidend für ein gelungenes Stadtfest und dürfen nicht wirtschaftlichen Aspekten weichen. Gestiegene Preise, Imageschäden aus den Jahren 2023, 2025 und erhöhte Sicherheitsanforderungen machen dies jedoch für einen externen Veranstalter annährend unmöglich, weswegen von einer erneuten Ausschreibung und Vergabe abgesehen werden sollte. Ebenso bewies die Verwaltung im Jahr 2021, dass sie in der Lage ist, das Fest erfolgreich auszurichten (siehe dazu Anlage 03 – Artikel Volksstimme 07.09.2021).

2. Die erforderlichen Mittel zur Veranstaltungsdurchführung i.H. von 50.000 € je Jahr werden im Haushalt 2026 angemeldet.

Begründung:

Das Rolandfest 2021 mit drei Veranstaltungstagen hat in Summe ca. 40.500 € gekostet. Die Beträge aus Sachsponsoring sind hier noch nicht berücksichtigt. Eine vergleichbare Produktion (ohne Sponsoring) würde im Jahr 2026 geschätzt 60.000-65.000 € kosten. Diese Summe setzt sich wie folgt zusammen:

Annahme 3 Tage (Fr-So)	2021	2026
Bühne, Technik, Infrastruktur:	9.000,00 €	18.000,00 €
Sanitätsdienst:	500,00 €	1.500,00 €
Sicherheitsdienst:	7.000,00 €	9.500,00 €
GEMA:	1.600,00 €	1.600,00 €
Vertragsnebenleistungen:	3.700,00 €	3.500,00 €
Honorare (Programm):	18.700,00 €	27.000,00 €
Marketing:	0,00 €	3.400,00 €
Summe:	40.500,00 €	64.500,00 €

Annahme 2 Tage (Sa-So)		2026
Bühne, Technik, Infrastruktur:		15.000,00 €
Sanitätsdienst:		1.500,00 €
Sicherheitsdienst:		7.000,00 €
GEMA:		1.000,00 €
Vertragsnebenleistungen:		3.500,00 €
Honorare (Programm):		20.000,00 €
Marketing:		2.000,00 €
Summe:		50.000,00 €

Grund hierfür sind die gestiegenen Anforderungen an Veranstaltungen (siehe Punkt 3) und die generell gestiegenen Preise im Veranstaltungsbereich. Es werden Maßnahmen (siehe Punkt 4) ergriffen, um die Kosten zu senken und das Fest könnte durch einen ausgelagerten Freitag gegenfinanziert (siehe Punkt 5) werden.

3. Erstellung eines Sicherheitskonzeptes für die Veranstaltung Rolandfest durch die Verwaltung mit der Option zur externen Beauftragung und der damit verbundenen Mittelanmeldung im Haus-halt 2026 in Höhe von 6.000 €.

Begründung:

Gemäß Versammlungsstättenverordnung des Landes Sachsen-Anhalt muss ab einer gleichzeitig an-wesenden Personenzahl von 5.000 Besuchern ein Sicherheitskonzept im Einvernehmen mit den Sicherheitsbehörden erstellt werden. Diese Personenzahl wird mit hoher Wahrscheinlichkeit erreicht, wenn bereits 2021 mit der Hemmschwelle der „Corona 3G-Regelung“ am Samstagabend 3.000 Besucher gleichzeitig anwesend waren. Die inhäusige Erstellung des Sicherheitskonzeptes wäre hierbei der Ausschreibung dieser Dienstleistung vorzuziehen, um Kosten zu sparen und eine flexible Anpassung der Anforderungen im Planungsprozess bis kurz vor der Veranstaltung sicherzustellen. Da diese Aufgabe zum aktuellen Zeitpunkt nur durch eine Person im Sachgebiet bearbeitet werden kann und für die Durchführung der Veranstaltung zwingend erforderlich (Pflichtaufgabe) ist, muss diese Aufgabe bei einer möglichen unvorhersehbaren Nichterfüllung extern vergeben werden können.

4. Keine Durchführung von Programm durch die Verwaltung am Freitag.

Begründung:

Durch den Wegfall des Bühnenprogramms am Freitag können schätzungsweise 10.000 bis 15.000 €. Produktionskosten eingespart werden. Würde dem zugestimmt, ergäbe sich demnach im Vergleich 2021 zum Jahr 2026 eine gemilderte Preiserhöhung.

5. Kooperation mit externen Veranstaltern zur Durchführung einer eintrittspflichtigen Veranstaltung am Freitagabend auf dem Festgelände.

Begründung:

Die veranstaltungsbezogene Infrastruktur ist ein wesentlicher Kostenpunkt bei Veranstaltungen. Die Nutzung dieser Infrastruktur am Vorabend durch einen externen Konzertveranstalter kann, je nach Vereinbarung, die Produktionskosten senken. Demzufolge kann dem Besucher am Freitagabend eben-falls ein Bühnenprogramm angeboten werden, ohne hierfür die vollständigen Kosten durch die Verwaltung tragen zu müssen. Der Mehrwert liegt darin, Kosten zu sparen und gleichzeitig die Qualität und Quantität (Programm) zu halten. Ebenfalls wäre ein Rolandfest mit zwei Programmabenden ein Mehrwert in Bezug zur Sicherung eines geeigneten gastronomischen Partners (zwei Abende Einnahmen für Gastronom). Kann kein externer Veranstalter akquiriert werden, entfällt der Freitag als Programmtag (folglich Rolandfest Samstag und Sonntag).

6. Ausschreibung eines gastronomischen Kooperationspartners (Exklusivrecht) für das Jahr 2026 mit der Option zur einmaligen Verlängerung.

Begründung:

Die Ausschreibung eines gastronomischen Kooperationspartners mit Übergabe eines Exklusivrechtes bietet Zahlreiche Vorteile wie zum Beispiel: Einheitliches Konzept (abgestimmtes gastronomisches Konzept mit Vielfalt und harmonisches Gesamtbild), effiziente Organisation für Verwaltung (effiziente Gestaltung logistischer Prozesse – Minderung Aufwand mit einem Vertragspartner anstatt vielen Vertragspartnern), Planungssicherheit für Gastronom (kein „Konkurrenzgeschäft“ unterhalb gastronomischer Anbieter sowie Marketing/Promotion (etablierte gastronomische Partner können durch ihre Bekanntheit und Netzwerk zur Bewerbung des Stadtfestes beitragen). Der Vertrag soll für das Jahr 2026 mit der Option zur einmaligen Verlängerung (Rolandfest 2028) gelten. Die Option kann genutzt werden, wenn beide Vertragspartner sich über eine Zusammenarbeit einig werden und vor allem die Auftraggeberin mit der Leistung zufrieden ist. Änderung gemäß Kultur-, Tourismus- und Sozialausschuss vom 15.05.2025 (KTS/038/2025): Weiterhin soll die die Einbindung von regionalen, nicht kommerziellen Anbietern (z.B. Vereinen) in die gastronomische Versorgung ermöglicht werden. Um die Interessen des gastronomischen Kooperationspartners dennoch zu wahren, soll die Koordination des gastronomischen Angebots beim Kooperationspartner liegen.

Anlagen:

Der Stadtrat stimmt den Änderungen Nummer 1 bis 6 dieser Vorlage zu.

Finanzielle Auswirkungen ?

x

ja

nein

1	Gesamtkosten der Maßnahmen (Beschaffungs- Herstellkosten)	2	davon Zuschüsse:	3	jährliche Folgekosten/-lasten
	56.000 EUR		Land: EUR		EUR
			Sonstige: EUR

Veranschlagung im

Teilhaushalt Nr.

HH-Jahr:

2026 EUR

Produktsachkonto

4

Folgejahr:

EUR

281000000

Verfahrensweise gegenüber der Kommunalaufsicht

Genehmigung

nicht erforderlich